Privacyverklaring

Holistisch Centrum Groningen

1. Wie is verantwoordelijk?

Holistisch Centrum Groningen (hierna: “wij” of “ik”) is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Gegevens van de praktijk
Holistisch Centrum Groningen
t.a.v. Mandy Wildeman
De bloeiende Lotus – Noorderhaven NZ 57
9712 VJ Groningen
Telefoon / WhatsApp: 06 51 74 91 57
E-mail: holistischcentrumgroningen@hotmail.com

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn om je zo goed mogelijk te begeleiden en afspraken te kunnen maken. Het gaat onder meer om:

• Voor- en achternaam
• Aanspreekvorm / voorkeur (bijvoorbeeld man, vrouw of “wil ik niet zeggen”)
• Adresgegevens (indien relevant, bijvoorbeeld bij coaching of sessies op locatie)
• Telefoonnummer en WhatsApp-contact
• E-mailadres
• Afspraak- en boekingsgegevens (datum, tijd, soort sessie)
• Betaalgegevens (indien je via factuur of digitaal betaalt – geen volledige bank- of kaartgegevens worden in de website zelf opgeslagen)
• Informatie die je zelf met mij deelt bij het maken van een afspraak of tijdens het contact, zoals hulpvraag, eventuele klachten of aandachtspunten
• Technische gegevens bij bezoek aan de website (zoals IP-adres, browsergegevens, pagina's die worden bezocht) – alleen indien analytische cookies worden gebruikt

3. Voor welke doelen gebruiken we jouw gegevens?

Wij gebruiken jouw gegevens voor de volgende doelen:

• Het plannen, wijzigen en annuleren van afspraken via de online planner (Amelia) of via WhatsApp/telefonisch
• Het voorbereiden en uitvoeren van sessies, behandelingen, coaching en ceremonies
• Het beantwoorden van vragen die je per e-mail, WhatsApp of telefoon stelt
• Het versturen van afspraakbevestigingen en herinneringen
• Administratie, facturatie en het voldoen aan wettelijke (fiscale) verplichtingen
• Het verbeteren van de website en dienstverlening (bijvoorbeeld via geanonimiseerde statistieken)

4. Op welke grondslagen doen we dat?

Wij verwerken jouw gegevens op basis van de volgende juridische grondslagen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

• Toestemming – bijvoorbeeld wanneer je zelf een afspraak boekt via het online boekingssysteem.
• Uitvoering van een overeenkomst – om de sessie of behandeling uit te kunnen voeren waarvoor je een afspraak maakt.
• Wettelijke verplichting – voor onze financiële administratie en fiscale bewaarplicht.
• Gerechtvaardigd belang – bijvoorbeeld om onze dienstverlening te verbeteren of je kort na een sessie een bericht te sturen over een vervolgafspraak, zolang jouw privacy daarbij voldoende wordt gewaarborgd.

5. Online afspraken (Amelia) & WhatsApp

5.1 Online boekingssysteem

Voor het inplannen van afspraken maken wij gebruik van het systeem Amelia. Wanneer je een afspraak boekt, worden de door jou ingevulde gegevens veilig opgeslagen op de server van onze website/hostingpartij en in het Amelia-systeem.

Met onze hostingpartij en met de leverancier van deze software hebben wij – waar nodig – een verwerkersovereenkomst gesloten om jouw gegevens te beschermen.

5.2 Contact via WhatsApp

Je kunt ons rechtstreeks bereiken via WhatsApp op +31 6 51 74 91 57. WhatsApp is een dienst van Meta. Berichten via WhatsApp zijn end-to-end versleuteld, maar Meta kan wel bepaalde metadata verwerken (zoals met wie, wanneer en hoe vaak je contact hebt).

Deel via WhatsApp alleen informatie waar jij je prettig bij voelt. Vertrouwelijke informatie kun je bij voorkeur tijdens de sessie, telefonisch of in een veilige omgeving bespreken.

6. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan nodig is voor de doelen waarvoor ze zijn verkregen, tenzij we deze langer moeten bewaren op grond van een wettelijke verplichting.

• Afspraak- en contactgegevens: in principe tot 2 jaar na je laatste afspraak, tenzij je eerder aangeeft dat je wilt dat we gegevens verwijderen (voor zover dit wettelijk is toegestaan).
• Administratieve & factuurgegevens: minimaal 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht.
• Notities voor eigen gebruik t.b.v. sessies: zolang dit nodig is voor een zorgvuldige begeleiding en binnen de grenzen van de wet.

7. Delen wij jouw gegevens met derden?

Wij verkopen jouw gegevens nooit aan derden. Gegevens worden alleen gedeeld met andere partijen als dat nodig is voor onze dienstverlening, of wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Het gaat bijvoorbeeld om:

• Onze hostingprovider (voor de website en e-mail)
• Het online boekingssysteem (Amelia)
• Onze e-mail- en/of agenda-provider
• Boekhouder of administratiekantoor (alleen voor factuurgegevens)
• Eventuele andere dienstverleners die wij inschakelen en die onder een verwerkersovereenkomst vallen

Met deze partijen zijn – waar nodig – verwerkersovereenkomsten gesloten zodat jouw gegevens zorgvuldig en veilig worden verwerkt.

8. Cookies & statistieken

Onze website maakt mogelijk gebruik van functionele en analytische cookies. Functionele cookies zijn nodig om de site goed te laten werken. Analytische cookies helpen ons om het gebruik van de website in kaart te brengen (bijvoorbeeld via geanonimiseerde statistieken).

Indien we in de toekomst marketingcookies of andere niet-noodzakelijke cookies plaatsen, zullen we hiervoor expliciet toestemming vragen via een cookiemelding.

9. Hoe beveiligen we jouw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen, onder andere door:

• Gebruik te maken van een beveiligde (SSL-)verbinding op de website
• Toegang tot systemen en accounts te beveiligen met sterke wachtwoorden
• Alleen die personen toegang te geven tot gegevens voor wie dat noodzakelijk is
• Software up-to-date te houden en waar mogelijk extra beveiligingsmaatregelen te gebruiken

10. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Recht op inzage in de gegevens die wij van jou verwerken
• Recht op rectificatie (aanpassing) van onjuiste gegevens
• Recht op verwijdering van je gegevens (voor zover dit niet in strijd is met wettelijke verplichtingen)
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit)
• Recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen

Wil je één van deze rechten uitoefenen? Neem dan contact op via holistischcentrumgroningen@hotmail.com. Wij reageren in de regel binnen 30 dagen op jouw verzoek.

11. Klachten

Heb je een klacht over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan, dan horen wij dat graag zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken. Komen we er samen niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via hun website.

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan af en toe worden aangepast, bijvoorbeeld bij wijzigingen in de wet of in onze werkwijze. De meest recente versie is altijd te vinden op deze pagina.

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op: 24 november 2025.